4.4.5文件控制

　　(一)標準要求

　　 組織應建立并保持一套程序，以控制本標準所要求的所有文件，從而確保：

　　1)文件便于查找；

　　2)對文件進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；

　　3)凡對環境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可能得到有關文件 的現行版本；

　　4)迅速將失效文件從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；

　　5)對出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標識。

　　所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標識明確，妥善保管，并在規定期間內予以留存。應規定并保持有關建立和修改各種類型文件的程序與職責。

　　(二)理解要點

　　文件控制的目的是要確保組織對文件的建立和保持能夠充分適應實施環境管理體系的需要，但組織應將主要注意力放在對環境管理體系的有效實施及其環境表現上。

　　所有文件都應字跡清楚，注明批準頒布日期，文件修改后應注明修訂日期，文件的標識應明確，易于查找。文件要妥善保管，應根據文件的重要程度及其類型，規定制定和修訂文件的程序和職責；對于電子文件，應注意備份。

　　法律要求有些文件失效后還應繼續保留 ，以備必要時提供法律所需信息，或者出于保留知識或信息的要求不能將其銷毀，對這些文件應進行適當標識，并和有效文件明顯區分。

　　4．4．6運行控制

　　(一)標準要求

　　組織應根據基本方針、目標和指標，確定與所標識的重要環境因素有關的運行與活動。應針對這些活動（包括維護工作）制定計劃，確保它們在程序規定的條件下進行。程序的建立應符合下述要求：

　　a)對于缺乏程序指導可能導致偏離環境方針和目標與指標的運行，應建立 并保持一套以文件支持的程序；

　　b)在程序中對運行標準予以規定；

　　c)對于組織所使用的產品和服務中可標識的重要環境因素，應建立并保持一套管理程序，并將有關的程序與要求通報供方和承包方。

　　(二)理解要點

　　運行控制是環境管理實施中的關鍵活動，針對運行中有關環境因素的活動加以控制、采取措施以減少它們對環境的不良影響，是實施的重要環節。