體系在試運行期間應注意如下事項。
1.文件的發布、使用和管理
(1)文件的正式發布日期、試運行開始日期應與第一版文件上所登記的日期相一致;
(2)文件和HSE管理手冊除了受控文件外,還可以有非受控文件,例如,提交給咨詢機構、認證機構的文件一般是非受控文件。文件領取要履行登記手續,尤其是管理者、安全環保部門、貫標部門的文件,更要嚴格手續,文件廢除后要有標識,收回的要登記。
(3)記錄及其管理要按程序行事,對設計的記錄要認真填寫,如發現記錄表格無用、不適用或缺項等問題時,可先進行適當的刪減,不要將以前的記錄全部廢除,特別是在做內部審核時,發現的錯誤可在整改過程中加以整改,不要將記錄重抄一遍。
2.培訓
試運行期間的首要工作就是培訓,要按照培訓程序的要求對全體員工進行針對性的培訓。不同層次和崗位的培訓內容應是不同的,凡是標準要求全體員工了解和參與的,如承諾、方針和目標,都應培訓到位,經得起審核。培訓計劃、培訓要求、考卷、培訓內容等記錄一致,培訓要注意實效。
3.體系有效性和符合性的保障
(1)保障體系有效性和符合性的手段主要依靠監測、糾正和預防措施、內部審核和管理評審;
(2)對于規模較大的企業,一般在試運行期間宜進行兩次以上的內部審核,內審中發現的不符合要有追蹤,采取整改措施并予以記錄,負責整改部門的職責要與程序中的一致;
(3)內審結束后,要進行管理評審,重點檢查承諾、方針、目標、指標和管理方案,體系的有效性、充分性和適宜性,以及內審中尚未解決的問題;
(4)目標、指標及管理方案完成情況要有監控。如果目標、指示和管理方案不能按時完成,或者時間進度。投資等定得不合理,則應交管理評審時修改,同時對文件中相應的內容進行修改。
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