記錄是指“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件”，各崗位在執(zhí)行任務(wù)活動中要按HSE管理體系中的有關(guān)文件要求，作好各種記錄，如：事故/未遂事故報告、HSE統(tǒng)計(jì)報表、值班記錄、工作許可證、HSE活動/會議記錄、HSE培訓(xùn)、考核記錄、檢查記錄、糾正措施請求書、HSE獎懲記錄、消防器材分布及檢查記錄、醫(yī)療站急救/門診就診登記、應(yīng)急反應(yīng)演練記錄等等。

記錄是一種特殊類型的文件，在記錄尚未填寫時是一張空白的表格，這些表格的模式是按程序文件規(guī)定的格式制作的，在崗位活動中，這些表格一旦填寫完畢就作為完成活動的證據(jù)便于檢查和回顧。可見記錄作為一種文字性客觀證據(jù)，在HSE體系管理中對活動進(jìn)行評審、追溯事件原因和提高HSE表現(xiàn)水平等有非常重要的作用。

為了檢驗(yàn)崗位執(zhí)行HSE職責(zé)情況，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行HSE業(yè)績和表現(xiàn)水平的審核，通過考核檢查崗位存在的不滿足之處，提高崗位操作水平，符合崗位HSE要求。

1）記錄管理

記錄空白表要以文件形式予以明確，同時為了崗位方便操作要盡可能做到歸類簡化。作業(yè)指導(dǎo)書要對崗位活動中應(yīng)報告的HSE內(nèi)容和填寫的HSE記錄進(jìn)行明確規(guī)定，必要時還應(yīng)進(jìn)行崗位培訓(xùn)，使員工明白作好記錄的重要性及如何填寫。

對記錄要做作好保管，可根據(jù)記錄的內(nèi)容不同分類提出保管要求，如保管部門、期限和驗(yàn)收規(guī)定等。應(yīng)當(dāng)明確的是，記錄的原始性和準(zhǔn)確性是頭等重要的，有些崗位由于受作業(yè)現(xiàn)場條件限制，記錄頁面可能會受到影響，只要符合“清晰、易于識別和檢索”的要求就可以了。

2）崗位考核

作業(yè)指導(dǎo)書是以指導(dǎo)崗位操作和崗位滿足HSE要求為基礎(chǔ)編制的，崗位工作水平和執(zhí)行HSE情況要通過定期考核等得到檢驗(yàn)。因此，在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定了崗位操作人員要持有《崗位HSE作業(yè)指導(dǎo)卡》，指導(dǎo)卡反映了指導(dǎo)書中對崗位HSE職責(zé)、危險及控制到考核的重點(diǎn)要求，是對崗位執(zhí)行HSE指導(dǎo)的一個全面對照，持卡人可以對照指導(dǎo)卡檢查本崗位是否符合要求，同時企業(yè)也可以按照《崗位HSE作業(yè)指導(dǎo)卡》要求對崗位進(jìn)行定期考核。

在本節(jié)的編寫時要明確考核組織的組成，制定實(shí)施辦法、考核程序，明確考核的期限并配套相應(yīng)的獎懲制度。同前面“組織結(jié)構(gòu)”中描述的要求一樣，此處也只是對考核組織的一個結(jié)構(gòu)描述，明確由哪些崗位組成就可以了。

《HSE作業(yè)指導(dǎo)書》的編制全過程也體了PDCA的循環(huán)過程，是HSE管理體系在基層組織和崗位管理中的具體體現(xiàn)。所以，編寫一本好的《HSE作業(yè)指導(dǎo)書》并得到很好地實(shí)施，對基層組織貫徹實(shí)施HSE體系管理，實(shí)現(xiàn)從經(jīng)驗(yàn)管理到體系管理的真正轉(zhuǎn)變，使組織的HSE業(yè)績水平持續(xù)改進(jìn)具有科學(xué)求實(shí)的指導(dǎo)意義。