??? 4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。
??? 收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
??? 4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
??? 4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
??? 4.6項目工程檔案的分類要求
??? （1）檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點；
??? （2）在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致；
??? （3）分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁；
??? （4）分類應力求按照專業系統實現標準化。
??? 4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。
??? 4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。
??? 4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。
??? 4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
??? 4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
??? 4.8項目檔案案卷管理
??? 4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理；法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。
??? 4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
??? 4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收（自制設備設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
??? 4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致；項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。
??? 項目檔案號=分類號+案卷順序號。
??? 4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
??? 4.10工程項目資料的更改
??? 4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。
??? 4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。
??? 4.11工程項目檔案的借閱
??? 需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》（見附件），經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》（見附件），如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。
??? 4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。
??? 4.13 工程項目合同管理
??? 工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
??? 工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。
??? 工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。
??? 第五章 附則
??? 5.1 本制度由項目部負責解釋。
??? 5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日起生效實施。
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