??????? 1．5 管理人員素質要求的差異
??????? 與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。
??????? 2 電子檔案的安全管理策略
??????? 2．1 改善電子檔案宏觀管理的對策
??????? （1）加快相關標準的制定
??????? 當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環境，因而進行檔案管理時應采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理,我國制定了“CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理”要求和“電子文件歸檔及電子檔案管理規范”標準,前者規范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規定。
??????? （2）加強電子檔案的安全防護工作
??????? 電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環境和設備的安全、良好的室內環境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環境等方面保證計算機網絡系統的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作,確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意的使用外來磁盤、光盤,在使用時要進行病毒檢測看是否存在病毒。
??????? （3）加強對電子檔案管理知識的培訓
??????? 近年來，社會更加親睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，這樣的話，才能很好的順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該要加強自身業務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養更多高素質、高能力的檔案人員。
??????? 2．2 改善電子文件微觀管理的對策
??????? （1）檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中
??????? 由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統一協調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時的對相關數據、設備環境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
??????? （2）電子文件采取分布式管理。
??????? 電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統方法進行進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。
??????? 再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔,而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外國家更多的采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
??????? （3）電子檔案真實性問題的解決
??????? 電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意的更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月,國務院信息化辦公室向中國電子信息產業發展研究院（CCID）簽發了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書,電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規定的書面形式要求相符,這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
??????? 3 結語
??????? 要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，檔案管理時需要對紙質檔案和電子檔案的差異有著一定程度的了解。此外，做好檔案管理工作不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明檔案管理人員認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，檔案管理人員不僅重視電子檔案管理,也重視紙質檔案管理,合理、科學的開發各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優質的服務，還促進電子檔案時代的檔案事業的發展。
??????? 參考文獻：
??????? [1]王強。電子檔案風險管理研究[D]。吉林大學, 2007.
??????? [2]張勇。數字檔案信息安全保障體系研究[D]。蘇州大學, 2007.
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