3、界定審核的地域
①質量、環境、職業健康安全管理體系審核范圍的異同
質量、職業健康安全管理體系審核的地域可在組織的資源和作業場所方面統一。由于環境是組織運行活動的外部存在,包括空氣、水、土地、自然資源、植物、動物、人,以及它們之間的相互關系,確定環境管理體系的審核范圍要考慮組織是否對周邊環境造成影響。審核組長還要了解組織所在地的環境質量標準。
②“國中國”問題
目前,許多企業將自己的輔業與主業剝離,將期形式“生產”企業并獨立經營。但是,這種企業的所在地多數仍在其“母體”之中,形成“國中國”。筆者認為,可以把它們劃歸為“相關方”,但“母體”能對其施加較大影響。
③“多現場”問題
在一體化審核的過程中,一些組織擁有多個現場(如建筑施工企業的數個項目經理部、商業連鎖店、集團公司設在全國各地的同一種產品的生產廠家),都可以覆蓋在一起認證證書中,即與本部分納入同一個整合的管理體系之中。這些現場均屬于審核的范圍。審核時,可執行國家認可機構規定的多現場抽樣原則。
4、相關方與審核范圍
①辨識組織的相關方
如果將不同管理體系標準對相關方作出的定義進行整合,那么,相關方即“與組織的績效有關系的個人或團體”。這種關系主要通過供應鏈予以連接(即供方---組織---顧客)。其中環境管理體系還增加了地理位置相鄰的團體、個人和社區。納人審核范圍的相關方。
審核組長策劃審核范圍時,應辨識組織的相關方,辨識組織在滿足管理體系要求時有哪些過程以外包的形式完成(包括固體廢物處理的外包)。組織對于任何影響實現管理體系要求的外包過程,均應在一體化管理體系中進行控制。如果審核組長能夠識別或向組織了解其外部的相關方,則有助于確定審核范圍和審核工作量。
示例:某從事海港貨物裝卸服務的港埠公司,其貨種有散貨、雜貨、油、集裝箱等;其顧客有貨主、貨主代理人以及主租用的船方、船方代理人等。因此,這個公司的相關方有以下幾類:
運輸方面的相關方:集貨的車輛、提貨的車輛、過泊的船只、裝卸貨物的火車、租憑的各種起重運輸設備;
人員方面的相關方:勞務分包;
庫場方面的相關方:租用外部的倉庫、場地的倉庫儲服務;
辦公樓設施維保方面的相關方:電梯、保潔;
后勤服務方面的相關方:食堂、鍋爐、保潔、綠化等。
由于上述相關方的活動對這個公司一體化管理體系的績效都有直接影響,其一體化管理體系應提出能夠對這些相關方進行控制或施加影響的要求。
在審核實踐中,雖然有些相關方位于組織所在的地域之外,但考慮審核范圍時仍要將這些相關方納入組織的管理和控制范圍。
②了解相關方
審核人員了解位于受審核方作業場所之內或地理位置相關方時,可以在現場收集審核證據;了解他相關方時,可以從控制結果的有效性,控制方法的充分性、適宜性等方面予以求證。
③對相關方的一體化審核
由于受審核方對其相關方管理職責和權限分配不統一,當某個相關方做某件事情以滿足不同管理體系的要求時,對其實施一體化審核是十分重要的。例如,分包某風景名勝區保潔服務的某保潔公司,應保證游覽環境干凈,固體廢棄物應分類置放于指定地點,非危險固體廢棄物可直接處理,應在保潔過程中注意地域陡峭、火災等到不安全因素......進行一體化審核時,應識別該風景名勝區的保潔服務過程對實施其質量、環境、職業健康安全目標的重要影響,組織對該保潔公司提出了哪些控制要求和控制方式,以及對該過程結果的衡量是否兼顧了不同管理體系的要求。
由于各標準對相關方提出的準則、對客觀證據要求的程度不同,組織對供方或分包方的控制也不同。首先,可考慮質量管理體系提出的選擇、評價、重新評價的準則,在收集審核證據時亦應就高不就低;然后,可在質量管理體系的“7.4.2采購信息”中要求相關方遵守環境管理體系與職業健康安全管理體系的運行控制要求,并對有關信息進行溝通。