1．目的

通過實施本程序，以確保各相關場所及人員得到并使用體系文件的有效版本，并及時撤出失效、作廢的文件。

2．范圍

本程序適用于與OHS管理有關的文件和資料的控制。

3．職責

3．1OHS管理手冊由最高管理者批準頒布，程序文件由管理者代表批準頒布。

3．2安全處負責OHS管理手冊、程序文件的組織編寫、發放、更改以及組織體系文件的評審工作，負責適用法律、法規的獲取與識別，負責各單位支持性文件的批準。

3．3各部門負責相關文件的實施，文件制(修)訂意見的提出，以及本單位文件和資料的日常管理。

4．工作程序

4．1職業安全健康管理體系的文件結構

一級 職業安全健康管理手冊

二級 程序文件

三級 a．職業安全衛生法律、法規及職業安全健康有關標準

b．安全生產管理標準

c．有關單位(部門)的支持性文件及安全操作規程

d．年度安全工作計劃，年度設備大修安全管理規定，年度設備大修安全用電管

理規定等

e．OHSMS審核計劃和管理評審計劃

f．從相關方得到的技術資料

4．2文件的制(修)訂

4．2．1文件制(修)訂的條件

——公司的組織結構、技術改造、設備更新等變化，現文件不能滿足需要的；

——上級文件或標準進行了修訂，現公司文件與之相抵觸的；

——經使用單位(部門)反映，文件的可操作性不強或與實際中行之有效的做法不相符

的。

4．2．2文件制(修)訂的提出與歸口

使用文件的單位負責文件制(修)訂意見的提出，由安全處負責統一修訂。

4．2．3文件的批準發布

修訂的文件經OHS管理者代表批準后，由安全處發布并收回原文。

4．3文件的更改

4．3．1文件更改的分類

4．3．1．1手改：指某些字、符號等出現錯誤時進行的修改。

4．3．1．2一般更改：指對原文件進行部分補充或完善、文件的主要內容發生根本變化的修改。

4．3．1．3更版：指對原文件版面內容更改二分之一以上，或原文件的主要內容發生較大變化的更改。

4．3．2文件更改的方法和步驟

4．3．2．1手改的方法是由原文件的下發部門以書面形式下達勘誤表，各單位受控版本按勘誤表進行手改。具體手改的方法是：在錯誤處劃兩條水平線，將正確內容寫在上方。

4．3．2．2一般更改由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執行后，與原文件一同使用。

4．3．2．3更版由原文件起草單位填寫“文件更改申請表”，并按4．2．3執行，并說明原文廢止。

4．3．3文件更版一般須經原文件審核人審核，若指定其他人審核，則必須獲得審核所需依據的有關背景資料。

4．3．4所有文件更改，文件管理部門應進行編號登記，并編制文件更改一覽表。

4．4文件的日常管理

4．4．1文件和資料日常管理由安全處負責。

4．4．2安全處應填寫全公司文件收發記錄。

4．4．3各部門也要填寫本部門的文件收發記錄(小公司可無此項)。

4．4．4文件的受控狀態

4．4．4．1文件受控狀態分“受控”和“非受控”兩類，加蓋“受控”章的文件為受控文件，沒有蓋“受控”章的文件為“非受控”文件。

4．4．4．2“受控”文件的發放范圍由安全處確定。

4．4．5受控號

文件的受控號填寫在“受控”章內，各部門有固定的受控號。

4．5作廢文件的處理

4．5．1文件作廢后，應停止使用作廢文件，送交安全處統一處理，如需留作資料，則應加“作廢”標識，以確保只使用有效的文件版本。

4．5．2安全處應及時收回作廢文件，予以更新，經主管領導批準后統一進行銷毀，并建立記錄。

5．相關記錄

文件會簽辦文單

文件收發登記臺帳

更改通知單

受控文件清單