四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統一編號、專冊登記；分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。

五、“兩檔”資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠，并管好和用好“兩檔”。

六、隨時、定期地根據公司人員的變動，及時調整和補充“兩檔”，各表卡每年10月前系統地調整一次。

七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復核一次；日常職業衛生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業病管理情況隨時過錄，以備分析。

八、員工離開單位時，有權索取個人健康檔案資料并復檔案室應如實地、無償地提供，并在所提供的個人復印件上簽章。

九、職業病診斷，鑒定單位需提供有關“兩檔”資料時，檔案室應如實地提供。

十、檔案室對各部門移交來的職業衛生檔案，要進行質量檢查，歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字，及時編號登記，入庫保管。

十一、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記，檔案工作人員調離時，必須辦好交接手續。

十二、職業衛生檔案庫房要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，發現檔案破損、變質時要及時修補復制。

十三、利用職業衛生檔案的人員應當愛護檔案，職業衛生檔案室嚴禁吸煙，嚴禁對職業衛生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。

十四、本規定解釋權歸公司職業健康安全部。每年按公司流程對其合規性進行評估修訂。

十五、本制度自頒布之日起施行。有關職業檔案管理的其他規定按照國家現行的法律、法規、標準和公司職業衛生管理制度執行。