文件和記錄管理是食品企業食品安全管理體系的重要組成部分，企業采購、加工、貯存、檢驗、銷售等相關活動都應有相應的詳細記錄。文件和記錄應按照操作規程管理，內容應準確、清晰、便于追溯。

一、相關要求如下

1、應建立文件、記錄管理制度，對文件進行有效管理，確保各相關場所使用的文件均為有效版本。

2、應真實記錄食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關產品的名稱、規范、數量、供貨者名稱及聯系方式、進貨日期等內容。

3、應如實記錄食品加工過程（包括工藝參數、環境監測等）、產品貯存情況及產品的檢驗批號、檢驗日期、檢驗人員、檢驗方法、檢驗結果等內容。

4、應如實記錄出廠產品名稱、規格、數量、生產日期、生產批號、購貨者名稱及聯系方式、檢驗合格單、銷售日期等內容。

5、應如實記錄發生召回的食品名稱、批次、規格、數量、發生召回的原因及后續整改方案等內容。

6、食品原料、食品添加劑和食品包材等食品相關產品進貨查驗記錄，食品出廠檢驗記錄應由記錄和審核人員復合簽名，記錄內容應完整。保存期限不得少于2年。

7、應建立客戶投訴處理機制。對客戶提出的書面或口頭意見、投訴，企業相關管理部門應作記錄并查找原因，妥善處理。

8、鼓勵采用先進技術手段（如電子計算機信息系統），進行文件管理。

二、實施要點

文件管理制度是對文件的制定、審核、批準、發放、培訓、使用、更改、標識、回收、作廢、存檔等活動進行管理的依據。

文件是信息及其承載媒體，記錄、規范、程序文件、圖樣、報告、標準等均可以采用電子計算機信息系統進行管理。文件可以是計算機磁盤、光盤、軟件系統或其他電子媒體，或它們的組合。

食品生產企業實施食品生產活動時應有相應的計劃作為指引，計劃應當有書面文件，執行應當有記錄。記錄是一種特殊的文件，是提供活動、產品（或服務）符合相關要求、管理體系有效運行、能夠進行有效追溯的客觀證據，也是驗證、預防和糾正措施的證據。

記錄是反映實際生產活動實施結果的書面文件，食品生產的所有環節，從采購、生產、檢驗、倉儲、物流到銷售都要有記錄可查證追溯。記錄必須真實、準確、完整，體現生產過程中的實際情況。食品企業在符合相關法律法規要求的前提下，可根據自身實際情況作出相應的規定，記錄可以是紙質文件或電子記錄。

企業應建立客戶投訴處理機制，根據規定的客戶投訴處理程序，對客戶提出書面或口頭意見、投訴做好記錄，通知企業內部相關部門查找原因，給出妥善處理意見，對客戶及時反饋和答復，保留相應的記錄，包含企業內部糾正措施的記錄。

1、文件管控要求一般包括：

①有制定、審核、修改程序，明確文件發放部門；

②當客觀情況發生變化，如組織機構變化、產品變更、相關法律法規變化時，應對文件進行審核，必要時進行修改；

③應對文件修訂狀態進行標識，即版本號、修訂狀態、修訂一覽表等；

④除現行有效版本外，其他版本不得出現在文件應用場所，以免混淆，收、發文登記表、受控文件清單等應有詳細記載；

⑤文件字跡應清晰、有編號，易于識別；

⑥與產品（或服務）有關的外來文件，如與產品有關的標準、法律法規等，應有單獨標志或單獨存放，應有保管和使用措施等的規定；

⑦作廢文件要及時收回，如需保存應加注“作廢”字樣，保存期限不得少于2年；

⑧文件的歸檔、查詢、作廢等應由專人管理。

2、記錄管控要求一般包括：

①記錄進行標識、編號、登記（記錄清單）；

②記錄需要保存在適宜的場所，以防損壞和丟失；

③規定記錄的保管、借閱要求；

④記錄應易于檢索和查找；

⑤記錄保存期限不得少于2年；

⑥規定記錄處置和銷毀的要求；

⑦記錄不得隨意更改和更新，因記錄有誤等確有必要更改和更新時應當遵循相應的規程操作。