1? 目的

為規范環境管理體系有關文件和資料的編制、發放、更改、處理和回收，確保對體系有效運行具有關鍵作用的各崗位都能得到有關文件的現行有效版本，特制定本程序。

2? 范圍

適用于公司環境管理體系文件和資料的管理。

3? 定義

3.1 ??公司級作業文件：公司有關職能部門制定的在全公司通用的作業文件。

3.2?? 廠部級作業文件：公司各單位制定的，用于其內部管理或崗位作業的文件。

3.3 ??資料：國家和地方的法律法規、行業協會、學會交流材料等外來的與環境有關的有一定保存價值的文字材料。國家和地方法律法規的控制與管理由《法律、法規及其他要求管理程序》具體說明，本程序針對除此以外的資料進行控制和管理。

4? 職責

4.1? 手冊由最高管理者批準；程序文件和A類作業文件由環境管理者代表批準實施；B類作業文件由各單位行政第一負責人批準實施。

4.2? 環保科負責組織環境管理體系管理手冊、程序文件的編寫，負責管理手冊、程序文件的發放、保管、回收等管理工作，并監督指導各單位體系文件的管理。

4.3? 各職能部門具體負責相關程序文件和A類作業文件的編寫、修訂、評審；負責A類作業文件和相關公司通用資料的發放、保管、回收等管理工作。

4.4? 各單位負責編寫、評審、修改本單位B類作業文件，設專人（專職或兼職）管理環境管理文件和資料。

5? 工作程序

5.1? 文件的分類：

5.1.1? 環境管理體系文件分為手冊、程序文件和作業文件（包括A類作業文件、B類作業文件）三類。

5.1.2? 體系中記錄的控制與管理由《記錄管理程序》做具體規定。

5.2? 環境管理體系文件的編碼：

5.2.1? 環境管理手冊的編碼規定：編號為? ??/EMS -101。

5.2.2? 程序文件的編碼規定：編號從? ??/EMS/CX -201開始，依次類推。

5.2.3? 公司級作業文件的編碼規定：編號從? ??/ EMS/ZY-301開始，依次類推。

5.2.4?? 廠處級作業文件的編碼規定：編號以? 單位簡寫/ EMS /ZY-301開頭，其后具體編號由各單位自行制定。

5.2.5?? 資料的編碼規定：公司通用資料的編號自??/EMS -資-001開始，依次類推；各單位自存資料的編號自單位簡寫/EMS /資-001開始，依次類推。

5.2.6?? 文件版次從A開始，以后換版為B、C、D??????修改號從0開始，0表示未做修改，以后修改依次為1、2、3??????如：A/0表示第A版本，尚未做修改。

5.2.7?? 文件編碼的含義：

??? /?? EMS? /ZY（作業文件）-編號

CX（程序文件）-編號

環境管理體系英文縮寫

??（）漢語拼音縮寫

5.3? ?文件的生效：

5.3.1? 未特別注明時，文件自批準之日起生效。

5.3.2? 文件注明生效日期的，按其注明日期生效。

5.4? 文件的發放、收回：

5.4.1? 手冊、程序文件新版的發放，失效文件的收回由環保科負責；作業文件的發放、收回由各單位負責，以確保相關單位使用的文件是現行有效版本。

5.4.2? 文件發放前，發文單位應對文件進行編號，文號向環保科索取（廠處級作業文件和各單位自存資料除外），并填寫《受控文件發文登記簿》。

5.4.3? 文件和資料接收單位應設立文件和資料接收記錄，接收到文件或資料時應及時填寫相應的文件和資料接收記錄。

5.4.4? 手冊和程序文件失效時，環保科應及時從所有發放和使用場所收回；作業文件和資料失效時，由原發放部門及時從所有發放和使用場所收回或明確作廢。

5.4.5? 失效文件收回后，應加蓋紅色“作廢”字樣的圖章，收回單位應登記《文件收回登記簿》。

5.5? 文件的修訂和更改：

5.5.1? 文件的修訂、更改權歸原制定部門。有關部門對文件有修改意見時，以《文件修改信息交流單》的形式傳遞到原制定部門。原制定部門決定是否對文件進行修改，拿出具體處理意見。

5.5.2? 文件修改時，直接在文件上劃改，文件某頁更改達1/3須換頁，某版總頁數更改達1/3須換版。

5.5.3? 文件修改后，修改部門由專人填寫《文件修改登記單》（將《文件修改登記單》附在所修改的文件前面）。

5.5.4? 重新修訂或更改的文件中涉及多個單位職責的，相關單位要進行會簽確認。

5.5.5? 文件修改確認后，修改部門及時通知有關單位對其持有的相關文件進行修改，以保證現行文件的有效性。

5.5.6? 文件重新發布時，要標明版次和實施時間。

5.6? 文件的管理：

5.6.1? 手冊、程序文件、作業文件和相關資料等文件用于對外宣傳和交流時，均屬非受控文件，須加蓋紅色“非受控文件”字樣的圖章，不作跟蹤管理；用于內部適用時，均屬受控文件，須加蓋紅色“受控文件”字樣的圖章，列入受控范圍，要妥善管理，定點存放，不得擅自復印、轉借，不得隨意涂改、損壞。用于對外宣傳和交流的文件和資料，須經本單位行政第一負責人批準方可送出。

5.6.2? 文件和資料一經批準下發后，原件由發放單位存檔保管。

5.6.3? 文件持有單位必須根據公司《檔案管理制度》中有關保密管理的要求，做好文件和資料的保密工作。

5.6.4? 現行文件與作廢文件應分開放置。

5.6.5? 作廢需留存的文件，應加蓋“作廢保留”字樣的圖章，同類文件保存2套，保存期為1年，保存期過后由文件保存部門負責銷毀。

5.6.6? 文件銷毀時，應填寫《文件銷毀登記簿》。

5.6.7? 文件丟失時，丟失人應向文件發放部門申請補發，發放部門同意補發后，應在原《發文登記簿》“備注”欄中注明丟失文件。

5.7? 文件的評審：

5.7.1? 文件評審的對象是手冊、程序文件、公司級作業文件、廠處級作業文件等。

5.7.2? 文件評審每年進行一次，與管理評審同時進行，由文件的起草單位負責組織進行，必要時應予以修訂，以保證文件的適宜性。

5.7.3? 文件評審的內容包括：與相應管理體系標準的符合性；文件的充分性、邏輯性、可操作性及管理的有效性；文件之間的相容性。

5.7.4? 文件評審要形成文件評審報告。

5.7.5? 對手冊的評審需經最高管理者確認。

5.7.6? 對程序文件的評審需經環境管理者代表確認。

5.7.7? 對作業文件的評審需經本單位行政第一負責人確認。

6? 相關記錄

《受控文件發文登記簿》

《文件收回登記簿》

《文件銷毀登記簿》

《文件修改登記單》

《文件修改信息交流單》