1 目的

為保證公司全體員工參與環境管理事務，提出合理建議和意見，保證內、外部信息能夠準確、快速地傳遞，確保體系的運行，特制定本程序。

2? 適用范圍

本程序適用于公司內、外部各類環境信息的協商與交流。

3? 定義

3.1? 內部信息交流：是指公司內部各部門、各層次之間的環境管理信息的傳遞、報告和交流。

3.2? 外部信息交流：是指公司與外部相關方的信息的接受和處置。

4.? 職責

4.1? 管理者代表是協商、信息交流的主管領導。

4.2? 環保科為公司環境信息收集、交流與協商的主管部門，負責環境信息內部的交流與協商。

4.3? 公司辦公室負責高層管理者與各單位之間有關環境方面信息的傳遞與交流；負責有關的外部相關方信息的接收、交流、協商與處置。

4.4? 各單位負責本單位的協商、交流，并負責相應業務范圍內信息的收集及相應業務范圍內與外部相關方的信息交流，將有關信息向環保科傳遞。

5 工作程序

5.1? 信息分類

包括內部信息和外部信息。

5.1.1? 內部信息

5.1.1.1? 內部信息溝通的主要方式有：召開會議、文件、通知、書面報告、電話、OA辦公系統、《今日??》等。

5.1.1.2? 公司有關環境方面的文件由公司辦公室負責印制并下發。各單位、部門有關環境方面的文件由各單位、部門印發并分別報公司辦公室及環保科。

5.1.1.3? 對于重要的有關環境方面的信息可通過公司例會、生產調度晨調會、環保會議或其他臨時會議的形式進行溝通。

5.1.1.4? 各單位、部門和員工有關環境方面的意見或建議，通過本單位環保主管部門反饋到環保科。

5.1.1.5? 公司辦公室負責接待員工來訪或媒體信訪，就有關環境方面的問題與相關單位、部門溝通或向上級報告。

5.1.1.6? 管理體系審核報告、管理評審報告、不合格（不符合）報告，由環保科以文件的形式向各有關單位、部門溝通。

5.1.1.7? 在以上內部信息溝通過程中，各單位、部門應分別建立并保持會議記錄。

5.1.2? 外部信息

5.1.2.1? 外部信息溝通的主要方式有：參加或召開會議、文件、簽訂技術協議或合同、通知、電話、計算機網絡、傳真、信函等。

5.1.2.2? 各單位、部門接收到有關環境有關的法律、法規文件，按公司《法律、法規及其他要求管理程序》辦理。對于接收到的上級公文，分別由公司辦公室和各單位、部門辦公室報主管領導批示后，交承辦單位、部門辦理。

5.1.2.3? 各單位、部門對于接收到相關方有關環境方面的投訴、抱怨、意見或建議，由信息接收單位形成處理意見或建議，請示有關領導后作出處理決定。

5.1.2.4? 外部宣傳機構，如新聞媒體對公司的采訪、宣傳、報道，由公司宣傳部和各有關專業管理部門，向其提供可對外公開的環境信息。

5.1.2.5? 對于公司發生緊急情況如，火災、爆炸等信息的溝通，按《應急準備和響應管理程序》的規定組織實施。

5.1.2.6? 在以上外部信息溝通中，各單位、部門應分別建立并保持文件收發記錄。

5.2? 協商

5.2.1? 內部協商

5.2.1.1? 環保科負責組織單位、處室人員進行貫標培訓。

5.2.1.2? 各單位、處室進行環境因素辨識，根據《環境因素辨識、評價程序》填寫環境因素辨識清單，經環保科匯總后報管理者代表審議。

5.2.1.3? 環保科負責及時將制定的環境的方針、目標、管理方案和員工的意見向管理者代表和最高管理者反饋，并將確定的環境的方針、目標、管理方案傳達到員工。

5.2.1.4? 環保科負責對計劃改變的作業場所的現場衛生和環境狀況進行審議。

5.2.2? 外部協商

5.2.2.1? 有工程施工和設備大、中修的單位，負責告知相關方公司環境、衛生方面要求，并與外委單位（相關方）簽訂環保協議，并發放環保告知書。。

5.2.2.2? 相關方在公司的作業場所進行作業，必須遵守公司的相關規定，作業過程中發現有不合理的衛生問題和環境問題時，應及時反饋至相關方主管部門，由相關方主管部門與環保科協商后處理。

6? 相關記錄

《環境信息交流記錄表》

《環境外供信息臺帳》