1.設備檔案是管好設備的基本條件和依據，公司所有使用設備的資料應由檔案室集中管理，并進行分類編目，便于有關人員查閱。
        2.設備檔案的基本內容包括：
        2.1設備購置申批表；
        2.2設備開箱驗收的裝箱單及開箱驗收清單，出廠合格證及隨機文件等；
        2.3設備需經過安裝、試開、驗收等相關操作規程，并需具備安裝基礎圖、電器接線圖、地下管道圖、設備試開記錄、驗收合格證等資料；
        2.4設備維修保養、操作規程；
        2.5運行設備事故報告單、設備大修理記錄等；
        2.6設備改進、改造以及報廢文件等；
        2.7設備各項統計月報表。
        3.設備檔案對外單位人員查閱須持單位介紹信，并經檔案室領導批準后方可查閱，原則上不外借。
        4.查閱利用檔案者應愛護檔案資料不得涂改、勾劃、拆裝等，使用完后歸還檔案室。
        5.使用部門的設備管理員應及時將本部門設備的各種技術資料移交安全部，安全部加以整理定期歸檔，檔案室負責做好設備檔案的編纂、借閱、查詢等工作。