為規范安全文件收發管理，防止安全文件精神不能及時得到傳達和執行，確保在整個工程過程中及驗收移交時的資料的完整、準確、系統，我項目部特建立此登記制度。
1、無論是發出或接收的文件應有相應的電子版本和打印版本（對于傳真接收的文件要有復印件存檔），所有文件要注明發放、接收日期和經手人。
2、文件要及時歸類存檔，不得隨意存放，歸檔時同時在卷內目錄上登記。
3、郵件、局內部網站通知要求由專人每天定時查收，傳真由值班人員接收或自動接收。文件查收后按其重要性要在有效期內通知相關人員，緊急文件要立即通知到每個相關人員，重要文件在一個工作日內通知到每個相關人員，一般文件在三個工作日內通知到每個相關人員，在通知有困難時可通過傳達的方式，但一定要得到證實傳達到位。
4、安全文件由安監科主任負責，技術員配合；竣工文件及過程控制文件由工程管理部主任負責制定、發放、歸檔、登記、整理工作，技術員配合實施具體工作。
5、電子版本文件每周清理一次，并備份；文字打印版每半個月整理一次。
6、文件借閱、發放應先得到相應主管人員的同意，借閱文件應及時歸還。非本單位人員不得隨意翻閱文件，如確有必要，需經辦公室相關人員同意后查閱。
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