（一） 質量文件包括各類文件、手冊、作業指導書，有關標準、規范、規程，試驗檢驗質量活動記錄等。
（二） 建立收發文件記錄，建立質量體系文件清單，及時收集整理質量活動記錄（樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等）。
（三） 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
（四） 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統一歸檔上繳項目部。
（五） 及時下載有關方面的電子文件、通知，經主任簽閱后編碼登記，作為有效文件。
（六） 內部文件和資料，對他人復制或拷貝，須經主任批準。
（七） 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續，并造冊登記入檔。
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