一、 科學管理，資料完整、準確，及時為設備管理、維修工作提供資料。
二、 檔案資料分門別類編號入檔案櫥保管，有專人負責、專人管理。
三、 各種資料擺放整齊，有相關的記錄。
四、 原則上圖紙資料不外借，在資料室查閱后放歸原處，如必須外借，一律簽字，注明借閱人、借閱時間、歸還時間、并到時一定歸還。
五、 查閱資料時，要愛護資料，不允許有撕頁破損及涂臟現象。
六、 有收發、借用、歸還記錄。
七、 未經領導批準，圖紙、資料一律不借外來單位。
八、 打印圖紙有記錄，交付施工圖紙有記錄。
九、 如有借閱丟失現象，原則上補還資料，否則罰款100元。
十、 新到設備隨機資料交檔案室統一保管，未交者按資料丟失予以處罰。
十一、 檔案室所有資料、記錄除資料保管員以外任何人沒有外借的權利。