4.1 公司檔案管理工作接受南方電網公司的統一領導，實行以本行業管理為主，地方檔案行政管理部門業務指導為輔的管理體制，實行統一領導、分級管理。

4.2 公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。

4.2.1貫徹執行國家檔案局以及上級機關頒布的有關檔案工作的政策、法規和規定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規范、制度及實施辦法。

4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和業務指導，交流和推廣公司檔案工作經驗。

4.2.3收集、保管本單位各類檔案。

4.2.4進行檔案修復，延長檔案壽命，并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。

4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。

4.2.6參與本單位系統科研成果、技術鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。

4.2.7做好檔案統計和檔案資料開發利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發展服務。

4.2.8負責組織實施檔案管理現代化工作，建設公司數字檔案館。

5.1 公司單位（部門）的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔，單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監督、檢查和指導，對接收進檔案室的檔案進行集中統一管理并提供利用。

5.2 各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。

5.3 各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規則和檔案分類進行整理后在規定的時間內統一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權提出整改意見、限期整改。

5.4 歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）

5.5 歸檔要求

5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權要求歸檔材料形成部門提供相應的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。

5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規范在數字檔案館系統中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。

5.6 歸檔時間

5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。

5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內向檔案室移交。

5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。

5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內移交歸檔。