1.工地例會形式
監理部應參加或組織有關工地例會。工地例會一般分為第一次工地例會、日常工地例會兩種。第一次工地例會應在工程開工前適當時間舉行；日常工地例會應與各單位在第一次工地例會上約定后，在施工過程中形成制度定期舉行。
監理組還應根據需要，建立定期或不定期召開專業專題會議制度，如：周（旬）匯報協調會、月工作計劃總結會、專題研討會等。監理部可根據工程實施過程需要，適時組織召開各類專題工作會議，對工程施工尚未明確的一些事情進行討論。如涉及投資的，須邀請項目管理機構派代表參加，達到加強溝通和管理、明確標準、統一行動、交流經驗之目的。
2.工地例會內容
1）第一次工地例會由項目管理機構主持，監理部負責會議記錄，形成紀要應由各方會簽。會議主要了解工程準備及施工準備情況，明確各方職責及主要負責人；介紹“監理規劃”的主要內容及相關要求，商定今后各方參加會議人員及召開時間等?？偙O理工程師向施工單位介紹副總監理工程師、監理組長、專業監理工程師及監理工作基本程序、辦法和手段等。
2）每月定期召開工地例會，就上月工程質量、施工進度、存在問題和下月工作計劃及需要協調處理的有關問題等進行點評和安排。必要時，可邀請項目管理機構和設計單位有關人員參加，協調及處理工程施工過程中存在的問題。
3.會議記錄整理
1）所有會議均應有會議記錄、會議簽到表并形成會議紀要；
2）會議記錄應注明例會召開的時間、地點、參加人員、主持人、記錄整理人、會議的主要議程、會議議定的主要事項及責任人、完成期限等。
3）有施工單位參加的會議，應及時形成會議紀要下發。其中：由監理部組織召開的會議，監理部辦公室負責整理形成統一文號的紅頭紀要下發，辦公室存檔；監理組組織召開的，專業監理工程師負責形成會議紀要，下發施工單位，并報監理部辦公室存檔。
4）會議結束，應及時在監理日記中登記，并簡要記錄會議的內容和參加人員等。
4.閉環管理
在各類會議上，如對進度、質量、安全等方面提出要求或責令施工單位對存在問題進行整改的，應在規定的期限內，要求施工單位整改回復，作為附件裝訂于紀要后面。
在下一期會議上，監理人員應對照上期監理會議紀要，核實上期會議落實情況，防止管理漏洞。對于處理時間較長的，要建立問題銷號制度，將問題在網上或各級人員易了解的地方進行特殊標識，提醒注意，跟蹤閉合。

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