本標準規定了文件管理體系必須滿足的要求，以支持組織實現其職權、使命、戰略和目標。本標準為建立、實施文件方針、目標，考評、監測文件管理的績效提供指南。建立文件管理體系的可以是單個組織，也可以是擁有共同業務活動的多個組織。本標準所指組織，不局限于單個組織，還包括其他類型的組織結構。本標準適用于有下列需求的任意類型的組織：a)建立、實施、維護與改進文件管理體系以支持其業務；b)確保組織的文件管理體系與其規定的文件方針保持一致；c)通過以下方式來證明與本標準的一致性：1) 開展自我評估和自我鑒定；2) 通過外部第三方來證實自我鑒定；3) 通過外部第三方來認證文件管理體系。本標準可以與其他管理體系標準（MSS）同步實施，且尤為有效地呈現了與其他管理體系標準的證明性文檔和文件要求的一致性。