記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。職業安全健康記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段，因此，記錄有如下功能：

(1)是體系文件的組成部分，是職業安全健康職能活動的反映和載體。

(2)是驗證職業安全健康管理體系體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據，是體系有效性的證明文件，具有可追溯性。

記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。

(3)職業安全健康管理體系記錄為采取預防與糾正措施提供了依據。