1、 分廠在做好采購計劃的同時，要嚴格控制物品的采購數量，保證配品備件的數量適中。
2、 設備或配件領用后，分廠要了解其質量保證期限，明確其性能指標，對投入使用的情況進行跟蹤，屬于固定資產的要及時辦理轉移手續，建立設備技術檔案，完善設備一覽表及設備臺帳。
3、 分廠在領用過程中，對通過目測發現產品質量問題的配件，應要求倉庫進行退換，并有義務將生產廠家或供應商反饋到生產部及采購部；在使用過程中出現質量問題，首先要客觀公正的分析原因，確認責任人，屬于我方責任的要處理相關責任人，屬于產品質量問題要及時反饋給采購部。
4、 首次出現質量問題的備件，填寫〈〈備品配件質量問題登記表〉〉，寫明名稱、型號、使用時間、問題癥狀、出現問題時間、生產廠家，反映到生產部，由生產部確認后送到采購部處理。
5、 采購部填寫處理意見后，分廠拿回保存待質量問題處理結束后，由采購部或生產廠家簽字確認；若處理結束后仍出現質量問題，分廠要及時與采購部聯系，要求重新解決，情況嚴重的可提出延長質保期。
6、 針對廠家不能及時解決或采購部處理不當的，可填寫〈〈物品質量問題投訴單〉〉交于審計部，由審計部幫助督促處理。
7、 備件出現各種問題，分廠要及時、詳細做好記錄，同時要注明給我方帶來的損失情況。
8、 產品在使用過程中，若無質量問題，在填寫使用情況時，要注明使用時間、使用地點、使用情況，簽署姓名和日期。
9、 對于因工藝條件改變或未能投入使用的要詳細說明原因，避免出現敷衍了事、推諉扯皮的現象。

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