1、根據集團公司調度指揮中心的要求及時通知礦領導及各相關職能科室、基層區隊行政一把手提前十分鐘到達會場。
2、由于集團公司調度指揮中心另行安排從而變更會議時間、內容、要求參加人員及相關單位發言事項的，調度室須按要求具體通知與會人員及事項。
3、接到集團調度指揮中心關于召開安全生產視頻會的相關通知時，調度臺第一時間通知調度室主任同時安排信息監測中心人員做好視頻調試工作，保證視頻會正常穩定的接收信號。
4、接到集團調度指揮中心關于召開安全生產視頻會的相關通知后，通知辦公室布置會場。
5、視頻會靈新分會場由靈新調度主任組織召開，要求礦長、書記各副總以上領導、科室及基層單位隊長參加，各單位黨支部書記可按具體要求參加視頻會。
6、各單位與會人員必須準時參加，有事必須向主任請假，一次不參加罰款20元，遲到一次罰款10元。在開會期間不允許走動，手機調至振動或靜音，禁止吸煙，違反一次罰款20元。
7、與會人員必須認真做好記錄，不得交頭接耳影響會場秩序。
8、視頻會結束后由礦領導根據視頻會相關要求作出部署，相關單位按要求實施工程。