一、文件、信息、資料的登記：
接收上級的來電、文件、傳真及各礦上傳或報送的資料應立即登記，認真填寫《文件信息接收報送登記表》。
二、文件、信息、資料的報送：
1、每天白班收到上級來電、文件、傳真等，應立即送局辦公室。
2、每天白班收到各礦上傳的文件、傳真或其它資料，應于當天下班前送局辦公室。
3、每天夜班收到上級下發的文件、傳真，應立即把相關內容電話通知分管領導，按分管領導的指示及時或于第二天早8：30分之前報送到局辦公室。
4、每天夜班收到各礦報送的文件、傳真、資料等，應于第二天早8：30分之前報送到局辦公室。
三、文件、資料的傳達：
1、以傳真電文形式下傳：電話通知各礦調度員接收傳真，記錄接收人姓名，填寫《轉發文件（傳真）登記簿》。
2、復印文件（傳真）形式下發：電話通知各礦來局調度中心取文件，記錄接收通知人姓名，填寫《發放文件（傳真）登記簿》。要求來取人員簽字。
四、文件、資料的存檔：
將存檔文件按要求填寫文件索引目錄，以電子文檔形式保存，然后將文件分類保存至檔案柜。
五、文件、資料的梳理、存檔、報送職責：
1、各類表格、記錄的內容由當班相關人員填寫。
2、每天接收各礦井（公司）向局上報的資料，由當班相關人員負責梳理、匯總、報送、存檔。