1、存檔文件應由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意翻閱查看。
2、檔案管理人員要認真貫徹執行公司相關制度，嚴禁泄露檔案材料中的秘密。
3、借閱資料、檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信，無特殊原因，檔案一般不外借。
4、經鑒定，批準銷毀的檔案材料，應按規定程序銷毀，不得當廢品處理。
5、檔案管理員要妥善保管好檔案，不能隨意亂放，防止丟失。
6、檔案管理員一旦發現檔案丟失，應及時向領導和有關部門報告，及時采取措施，并追究有關人員責任。